Strategi Penataan Operasional

 Bottleneck merupakan suatu kondisi yang dapat terjadi pada kegiatan operasional suatu usaha. Secara sederhana, kondisi bottleneck atau leher botol diilustrasikan sebagai ketidakmampuan suatu unit usaha dalam mengelola sumber daya yang dimiliki dengan baik. Kondisi ini dapat terjadi karena dua faktor. Faktor pertama, jumlah bahan baku yang perlu diolah oleh unit usaha jauh lebih tinggi daripada sumber daya manusia atau peralatan yang tersedia untuk mengolah bahan baku tersebut. Faktor kedua, unit usaha tidak memiliki proses pengolahan produk yang efektif dan efisien.

 

Manajer operasional memiliki tanggung jawab untuk membentuk proses yang dapat menghasilkan produk yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan konsumen menggunakan sumber daya yang tersedia. Berdasarkan keputusan proses yang ditentukan, selanjutnya manajer operasional dihadapkan pada tantangan apakah proses tersebut dapat dilakukan tanpa terjadinya bottleneck. Strategi tata letak (layout strategies) merupakan keputusan lain yang perlu ditentukan oleh manajer operasional dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari proses pengolahan sumber daya menjadi produk pada rangkaian kegiatan operasional usaha. Heizer, Render, dan Munson (2014) memaparkan bahwa tujuan dari strategi tata letak adalah membentuk suatu tata letak yang efektif dan efisien dalam rangka mencapai keunggulan kompetitif.

 

Apabila dikelompokkan ke dalam kelompok besar, keputusan strategi tata letak oleh manajer operasional dapat dibagi ke dalam tiga strategi: (1) fixed-position layout; (2) process-oriented layout; dan (3) product-oriented layout. Tata letak tetap (fixed-position layout) merupakan strategi tata letak yang umum digunakan pada unit usaha yang menghasilkan produk pada suatu titik tertentu dalam pabrik, dengan faktor produksi keluar dan masuk ke dalam titik tersebut untuk menghasilkan suatu produk. Apabila diilustrasikan, tata letak tetap umum ditemukan pada unit usaha di sektor pertanian, perkebunan, atau peternakan. Titik untuk menanam tanaman atau memelihara hewan telah ditentukan pada suatu lahan dan sulit untuk dipindahkan. Faktor produksi lain seperti petani, peternak, pakan hewan, dan peralatan lain akan diarahkan menuju titik dimana tanaman dan hewan ditentukan untuk melakukan proses produksi pada titik tersebut. Terakhir, produk yang telah dihasilkan seperti buah atau susu akan dikeluarkan dari titik tersebut untuk didistribusikan kepada konsumen.

 

Tata letak berorientasi proses (process-oriented layout) merupakan strategi tata letak yang dapat ditemukan pada unit usaha yang menghasilkan variasi jenis produk yang beragam namun dalam jumlah rendah. Tata letak ini memungkinkan beberapa jenis produk dihasilkan secara bersamaan tanpa mengurangi kualitas dari produk yang dihasilkan. Beberapa ilustrasi dari aplikasi tata letak berorientasi proses dapat ditemukan pada unit usaha di sektor jasa, salah satunya rumah sakit. Berbagai jenis pasien dapat diarahkan menuju poli yang berbeda sesuai dengan keluhan penyakit pasien. Sumber daya operasional seperti dokter dan peralatan medis pada masing-masing poli telah disesuaikan dengan kategori poli yang bersangkutan sehingga masing-masing pasien mendapatkan peralatan sesuai dengan penyakit yang diderita.

 

Terakhir, tata letak berorientasi produk (product-oriented layout) merupakan tata letak yang dapat ditemukan pada unit usaha yang hanya menghasilkan sedikit variasi jenis produk namun diproduksi dalam jumlah besar. Tata letak ini diilustrasikan sebagai penataan sumber daya produksi (manusia dan peralatan) dalam suatu aliran tertentu di dalam pabrik, dengan bahan baku yang akan bergerak secara bergiliran dari work center pertama hingga akhir. Masalah bottleneck umum ditemukan pada tata letak berorientasi produk. Tata letak ini memang memungkinkan jumlah produksi yang besar, namun apabila salah satu work center mengalami masalah, produk work in progress akan terhambat pada work center tersebut dan apabila aliran bahan baku tidak dihentikan maka jumlah bahan baku yang tidak diolah akan jauh lebih tinggi dibandingkan kapasitas work center untuk mengolah bahan baku tersebut. Berdasarkan kondisi tersebut, kehandalan dan strategi pemeliharan yang baik sangat dibutuhkan pada tata letak berorientasi produk. (*)

Strategi Proses: Menentukan Proses yang Efektif dan Efisien

 Terdapat tiga kata kunci dalam manajemen operasional: efektifitas, efisiensi, dan keunggulan kompetitif. Kata kunci ini diambil dari tujuan yang ingin dicapai dari implementasi manajemen operasional, yaitu penciptaan keunggulan kompetitif melalui pengelolaan sumber daya yang efektif dan efisien. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajer operasional perlu mengambil 10 keputusan strategis dan salah satu dari 10 keputusan tersebut adalah terkait dengan strategi proses.

 

Strategi proses merupakan pendekatan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam mengubah sumber daya menjadi barang atau jasa (Heizer, Render, dan Munson, 2014). Keputusan strategis yang akan diambil oleh manajer operasional memiliki tujuan untuk membentuk suatu proses yang dapat menghasilkan produk yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan konsumen, menggunakan sumber daya yang tersedia atau dikelola oleh perusahaan. Pengambilan keputusan strategi proses memiliki manfaat dalam jangka panjang, yaitu terkait dengan efisiensi dan fleksibilitas proses produksi, hingga konistensi kualitas dan biaya produksi dari produk yang dihasilkan.

 

Manajer operasional dapat memilih salah satu dari empat strategi proses berdasarkan jumlah dan jenis produk yang dihasilkan. Empat strategi yang dapat dipilih antara lain: (1) process focus, (2) repetitive focus, (3) product focus, dan (4) mass customization. Unit usaha yang tidak menghasilkan produk dalam jumlah besar namun memiliki variasi jenis produk yang cukup banyak dapat memilih process focus.

 

Pada unit usaha yang menghasilkan beberapa variasi jenis produk dan dalam jumlah yang cukup besar, manajer operasional dapat memilih repetitive focus. Salah satu syarat repetitive focus dapat dilakukan adalah terdapat modules (komponen yang dipersiapkan sebelum dirakit menjadi satu produk).

 

Product focus merupakan strategi proses yang umum ditemukan pada unit usaha yang memiliki sedikit variasi jenis produk namun memiliki jumlah produksi yang besar. Terakhir, mass customization merupakan strategi proses yang memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan beberapa variasi jenis produk dalam jumlah besar. Modules juga merupakan salah satu syarat untuk dilakukannya mass customization.

 

Terdapat beberapa pertimbangan dalam penentuan strategi proses oleh manajer operasional selain jumlah dan jenis produk yang dihasilkan, pertimbangan tersebut antara lain: (1) sumber daya yang dikelola oleh unit usaha, (2) target konsumen yang disasar, dan (3) mitra kerjasama.

 

Sumber daya yang dikelola oleh unit usaha akan membatasi strategi proses yang dapat dipilih oleh manajer operasional. Pada product focus dan mass customization, selain membutuhkan bahan baku yang besar perusahaan juga perlu tenaga kerja dan peralatan yang mampu mengolah bahan baku tersebut tanpa terjadi bottleneck problem. Apabila unit usaha menyasar target konsumen dengan kebutuhan dan keinginan yang beragam maka secara tidak langsung perusahaan juga perlu mempersiapkan proses yang mampu memenuhi perubahan kebutuhan dan keinginan, sehingga proses yang lebih fleksibel seperti process focus atau repetitive focus dapat dipilih.

 

Terakhir, ketersediaan mitra kerjasama yang menyuplai komponen modules dapat mempengaruhi apakah unit usaha dapat menggunakan repetitive focus dan mass customization. (*)

Pengelolaan Kualitas

 

Heizer dan Render dalam bukunya yang berjudul Manajemen Operasi menyatakan bahwa kualitas (quality) merupakan fitur dan karakteristik produk yang secara keseluruhan mengandalkan kapabilitas memuaskan kebutuhan yang dijanjikan baik secara nyata maupun tersirat. Kita memahami bahwa kualitas merupakan hal penting yang menentukan kesuksesan bisnis karena berkaitan dengan implikasi global, kewajiban produk, dan reputasi perusahaan.

Perusahaan dituntut untuk meningkatkan kualitas produk/layanan dan juga improvement pada rangkaian proses penyediaannya agar semakin efisiensi sehingga mampu menghadirkan harga jual yang kompetitif. Kualitas produk yang tinggi akan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan yang pada akhirnya berdampak pada penjualan produk. Dengan terus menjaga dan meningkatkan kualitas produk dengan harga yang kompetitif serta meningkatkan dukungan layanan pelanggan diharapkan dapat memperbesar peluang meningkatnya penjualan dan profitabilitas.

Pengelolaan Kualitas menurut ISO 8402 (Quality Vocabulary) seperti dikutip oleh Ahmad dalam buku yang berjudul “Manajemen Mutu Terpadu” ialah semua kegiatan dari keseluruhan fungsi manajemen yang menentukan kebijakan kualitas, tujuan-tujuan dan tanggung jawab, serta menerapkannya melalui perencanaan kualitas (quality planning), peningkatan kualitas (quality improvement), pengendalian kualitas (quality control), dan jaminan kualitas (quality assurance).

Perencanaan Kualitas (Quality planning)

Perencanaan kualitas merupakan komponen utama yang harus dijalankan agar komponen lain dapat terlaksana dengan optimal. Komponen ini berkaitan dengan proses pembuatan standar kualitas dan cara mencapainya. Tanpa perencanaan kualitas maka tidak akan ada tolok ukur yang jelas. Hal ini menjadikan kualitas yang dihasilkan tidaklah sama.

Peningkatan Kualitas (Quality improvement)

Peningkatan kualitas ditujukan untuk meningkatkan kualitas produk atau jasa yang sedang diproduksi oleh perusahaan. Pada umumnya, peningkatan kualitas ini berfokus pada proses produksi dan dijalankan saat proses produksi berjalan. Hal ini dilakukan agar proses produksi menjadi lebih optimal dan produk yang dihasilkan dapat dipercaya kualitasnya.

Pengawasan Kualitas (Quality Control)

Komponen ketiga ini merupakan pengawasan proses guna menjaga kualitas produksi, agar sesuai dengan standar yang ditetapkan di awal. Berbeda dengan Peningkatan Kualitas, Pengawasan Kualitas lebih berfokus ke pengawasan proses produksi dan produk yang dihasilkan.

Jaminan Kualitas (Quality Assurance)

Jaminan kualitas merupakan kegiatan yang dilakukan untuk memastikan bahwa produk atau jasa sudah memenuhi standar yang ditentukan. Komponen ini dapat membuat produksi lebih efisien baik dari segi waktu, tenaga, dan biaya.

Dengan menggunakan pengelolaan kualitas, perusahaan dapat menggunakan seluruh sumber daya yang dimiliki secara lebih efektif dan efisien. Salah satu pengelolaan kualitas yang banyak digunakan ialah Total Quality Management (TQM). Pengelolaan kualitas ini akan memberi perusahaan banyak keuntungan jika diimplementasikan dan dijalankan dengan konsisten, salah satunya sebagai competitive advantage dalam menghadapi persaingan dan kepuasan pelanggan. (*)

ANALISA DAN KALKULASI PERKIRAAN

 

Metode Forecasting adalah salah satu metode untuk melakukan perencanaan serta pengendalian produksi.

Selain itu, forecasting juga didefinisikan sebagai alat bantu untuk melakukan perencanaan yang efektif dan efisien.

Sebagai contoh seperti meramalkan tingkat permintaan suatu produk atau peramalan terhadap harga daging sapi di masa lebaran dan lain sebagainya.

Umumnya, kegiatan forecasting ini dilakukan oleh bagian pemasaran sehingga hasilnya sering disebut ramalan permintaan.

Kemudian, hasil tersebut yang akan digunakan sebagai informasi untuk menentukan aktivitas perusahaan.

Data dari hasil kegiatan forecasting ini biasanya digunakan untuk memperkirakan jumlah permintaan pelanggan.

Hal ini berkaitan dengan ketepatan jumlah produk yang akan diproduksi.

Efektivitas produksi berperan sangat penting dalam menjalankan bisnis.

Seorang pengusaha dapat memperkecil pengeluaran dengan penyesuaian jumlah produksinya.

Tujuan & Fungsi Perkiraan (Forecasting)

Fungsi perkiraan atau forecasting terlihat pada saat pengambilan keputusan. Keputusan yang baik adalah keputusan yang didasarkan atas pertimbangan apa yang akan terjadi pada waktu keputusan itu dilaksanakan (Ginting, 2007).

Menurut Heizer dan Render (2009:47), perkiraan atau forecasting memiliki tujuan sebagai berikut:

a. Mengkaji kebijakan perusahaan yang berlaku saat ini dan di masa lalu, serta melihat sejauh mana pengaruh di masa datang.

b. Perkiraan diperlukan karena adanya time lag atau delay antara saat suatu kebijakan perusahaan ditetapkan dengan saat implementasi.

c. Perkiraan merupakan dasar penyusunan bisnis pada suatu perusahaan sehingga dapat meningkatkan efektivitas suatu rencana bisnis.

Pola Data Produk dalam Metode Forecasting

Berikut ini adalah pola data produk dalam metode forecasting atau peramalan penjualan:

·           Data berpola musiman. Pola jenis ini bergerak berulang-ulang dan biasanya dipengaruhi oleh cuaca dan faktor dari manusia (seperti liburan dan hari besar).

·           Data berpola konstan. Pada pola ini data bergerak di sekitar rata-rata secara stabil. Pola semacam ini cenderung terjadi pada periode waktu yang pendek sampai menengah.

·           Data berpola trend. Pola ini dapat dilihat ketika data memiliki kecenderungan yang naik atau turun dari waktu ke waktu. Pola ini dipengaruhi oleh faktor budaya, perubahan pendapatan, dan perubahan populasi.

Jenis Model Forecasting

Adapaun jenis model dalam metode forecasting yaitu:

Jenis model rata-rata bergerak (moving averages model) 

Jenis model rata-rata bergerak (moving averages model) merupakan model data yang menggunakan data permintaan baru untuk melakukan peramalan di masa yang akan datang yang dapat dirumuskan seperti berikut:

Rata – rata bergerak n Periode =  (∑(permintaan dalam n-periode terdahulu))/n

Jenis model rata-rata bergerak terbobot (weighted moving averages model)

Jenis model rata-rata bergerak terbobot (weighted moving averages model) merupakan jenis yang lebih responsif karena melibatkan data yang diberi bobot di periode selanjutnya.

Jenis model ini dapat dirumuskan seperti berikut:

Weighted MA (n) = (∑(pembobot untuk periode permintaan aktual periode n))/(∑(pembobot))

Jenis model pemulusan eksponensial (exponential smoothing model)

Sedangkan jenis model pemulusan eksponensial (exponential smoothing model) dapat dirumuskan sebagai berikut:

Ft = Ft-1 + α (At-1 – Ft-1)

Dengan penjelasan bahwa Ft merupakan nilai ramalan untuk periode waktu atau t.

Ft-1 adalah nilai ramalan untuk satu periode waktu yang lalu atau t-1.

At-1 adalah nilai aktual satu periode yang lalu. Terakhir α merupakan konstanta pemulusan (smoothing constant).

Indikator untuk Validasi Jenis Model forecasting

Keseluruhan rumus di atas selanjutnya akan melewati fase validasi dengan menggunakan sejumlah indikator.

Indikator tersebut diantaranya adalah Men Absolute Deviation (MAD), Mean Squared Error (MSE), Mean Absolute Percentage Error (MAPE), tracking signal, dan Moving Range.

Metode forecasting dibagi menjadi dua, yakni peramalan secara kualitatif dan peramalan secara kuantitatif. Peramalan secara kualitatif maksudnya adalah peramalan yang menggunakan pendapat dan analisis yang deskriptif.

Sementara peramalan kuantitatif yaitu peramalan yang berkaitan dengan hitungan matematis.

Metode Forecasting Kuantitatif

Berikut merupakan beberapa metode peramalan yang sering digunakan.

Adapun yang berikut merupakan kelompok metode peramalan kuantitatif:

1. Time Series

Metode time series atau deret waktu merupakan metode peramalan yang menghubungkan keterkaitan antara variabel dependen (variabel yang dicari) dengan variabel independen atau variabel yang mempengaruhinya kemudian dihubungkan dengan waktu, mingguan, bulan atau tahun.

Jadi di dalam metode deret waktu, variabel yang dicari berupa waktu.

Untuk menggunakan metode peramalan ini, Anda  dapat menghitungnya menggunakan metode smoothing, metode box jenkins, atau metode proyeksi trend dengan regresi.

2. Metode Kasual (Sebab Akibat)

Metode peramalan kuantitatif yang kedua yaitu metode kasual (casual methods) atau metode sebab akibat.

Metode ini didasarkan pada keterkaitan antara variabel yang diperkirakan dengan variabel lain yang mempengaruhinya. Namun, variabel nya bukan dalam bentuk waktu.

Untuk menghitung atau meramalnya, Anda dapat menggunakan metode regresi dan korelase, metode input output, atau metode ekonometri

Metode Forecasting Kualitatif

Metode peramalan kualitatif ini sifatnya lebih subjektif dibandingkan dengan kuantitatif.

Hal ini karena metode peramalan kualitatif dipengaruhi oleh emosi, pendidikan, intuisi, pengalaman si peramalan sehingga hasil setiap orang akan berbeda.

Meskipun begitu metode kualitatif mendekati tingkat akurasi data aktual jika dibandingkan dengan metode lain.

Adapun teknik atau metode peramalan kualitatif sebagai berikut:

1. Survei pasar

Metode ini dilakukan dengan cara mencari masukan atau pendapat dari konsumen yang berpengaruh terhadap rencana pembelian pada saat periode pengamatan.

Survei dapat dilakukan dengan menyebar kuesioner, wawancara langsung atau telepon.

2. Juri dari opini eksekutif

Untuk melakukan metode ini caranya dengan meminta opini atau pendapat dari kelompok kecil yang terdiri atas manajer pemasaran, manajer produksi, manajer teknik, manajer keuangan dan manajer logistik dan hasilnya kemudian digabungkan dengan model statistik.

3. Gabungan tenaga penjualan

Seperti namanya metode ini menggabungkan setiap penjual kemudian mereka meramalkan tingkat penjualan di daerah masing-masing yang pada akhirnya digabungkan di tingkat provinsi dan nasional.

4. Metode Delphi

Metode delphi sebenarnya mirip dengan metode kuisioner, untuk melakukan metode ini Anda perlu menyebar kuesioner tetapi jawaban dari kuesioner yang terkumpul disederhanakan terlebih dahulu sebelum diberikan kepada ahli untuk peramalannya.

Kelebihan dari metode ini adalah hasilnya yang akurat dan profesional, sedangkan kelemahannya adalah membutuhkan waktu yang cukup banyak karena harus membuat kuesioner sampai merangkum hasilnya.

Itulah beberapa metode forecasting yang dapat Anda pakai. Forecasting atau peramalan sangat penting untuk merencanakan dan mengawasi kegiatan produksi baik produk maupun jasa.

Sehingga bisnis Anda akan lebih mudah untuk maju. Untuk memudahkan Anda dalam mengelola stok barang, Jurnal memiliki fitur Inventori.

Dengan demikian, metode forecasting merupakan kegiatan yang penting dalam sebuah bisnis. Kegiatan forecasting ini sangat berguna untuk mengawasi kegiatan produksi baik itu dalam perusahaan barang maupun jasa.

Hasil dari kegiatan forecasting ini dapat digunakan sebagai acuan untuk mengambil keputusan produksi bahkan hingga pemasaran. Keputusan yang baik merupakan keputusan yang didasarkan pada pertimbangan apa yang akan terjadi di periode yang akan datang.

Keputusan produksi atau perencanaan produksi yang efektif ini kemudian mampu mengurangi pemborosan budget perusahaan.

Pengeluaran budget perusahaan dapat diminimalisir karena sumber daya pada masa yang akan datang dapat diatur jumlahnya.

Semakin kesalahan dapat diminimalisir maka pendapatan yang akan diterima oleh perusahaan juga akan semakin besar. (*)

 

PENGELOLAAN PROYEK

 

Mengapa Manajemen Proyek Penting?

Manajemen proyek adalah suatu pendekatan untuk merencanakan, mengatur, dan mengelola proyek dari awal hingga akhir dengan tujuan mencapai hasil yang memuaskan. Namun, apa itu sebenarnya “proyek”? Proyek adalah usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk atau jasa yang unik. Ini artinya, setiap proyek memiliki awal dan akhir yang telah ditentukan, dan hasilnya berbeda dari produk atau jasa sejenis lainnya. Tidak ada dua proyek yang identik.

Tujuan Utama Manajemen Proyek

·           Efisiensi: Manajemen proyek bertujuan untuk memastikan bahwa setiap aspek proyek berjalan efisien, termasuk aspek keuangan, waktu, dan sumber daya. Dengan manajemen proyek yang baik, proyek memiliki peluang lebih besar untuk sukses.

·           Kontrol Proyek: Manajemen proyek memberikan kendali dan aturan yang membantu memantau kinerja setiap posisi dalam proyek. Ini memberikan dasar untuk penilaian dan membantu menjaga keselamatan proyek.

·           Meningkatkan Kualitas: Dengan manajemen yang baik, setiap proyek dapat bersaing dengan hasil berkualitas unggul. Sebaliknya, manajemen yang buruk dapat mengganggu proses inisiasi proyek.

·           Meningkatkan Produktivitas: Kinerja setiap posisi dan tim diukur dengan aturan yang ditetapkan oleh manajemen proyek. Ini memberikan struktur dan batasan yang diperlukan dalam pekerjaan.

·           Menekan Risiko: Manajemen proyek membantu mengidentifikasi, mengurangi, dan mengelola risiko yang mungkin terjadi selama proyek berlangsung. Hal ini mencegah kejutan yang tidak diinginkan.

·           Koordinasi Internal: Manajemen proyek memastikan komunikasi dan koordinasi yang efektif antara tim dan posisi yang berbeda. Ini memungkinkan kolaborasi yang lebih baik dan hasil yang lebih konsisten.

·           Meningkatkan Semangat Tim: Manajemen proyek memberikan arah dan panduan yang diperlukan. Tanpa pemimpin dan pedoman yang jelas, sebuah kelompok cenderung bingung dan tidak efisien.

Manfaat Manajemen Proyek yang Meluas
Penting untuk diingat bahwa manajemen proyek tidak hanya berlaku dalam dunia teknologi. Prinsip-prinsip manajemen proyek dapat diterapkan dalam berbagai konteks, termasuk perencanaan proyek apa pun. Pengelolaan yang baik adalah kunci untuk mengoptimalkan keberhasilan dalam setiap usaha.

Selanjutnya, kita akan menjelajahi elemen-elemen kunci dalam manajemen proyek dan siapa saja yang memegang peran penting dalam menjalankannya. Mari terus menggali pengetahuan dan keterampilan manajemen proyek, karena ini adalah pondasi keberhasilan dalam dunia proyek yang selalu berubah. (*)